• Volledige handling
  • Natuurlijk MVO!
  • 24-uurs verwerking
  • Multi doorzoekbaar
  • State of the art beveiligd


Wat is de prijs voor het digitaliseren van een archief?


Welke prijs betaalt u voor het al dan niet digitaliseren van uw archief? Of het nu om medische archieven gaat, kwetsbaar cultuurhistorisch archiefmateriaal, bouwtekeningen of personeelsdossiers, voor allerlei soorten organisaties geldt dat niet inzichtelijk is wat de prijs is van inefficiënt ruimtegebruik, intensieve zoektochten naar kwijtgeraakte dossiers en demotiverend onnavolgbare archiefstructuren. Daarnaast mist inzicht in kostenbesparingsmogelijkheden door het verkrijgen van direct doorzoekbare, digitale data.


Digitaliseringspecialisten van 2dA zien het als een gemiste kans als niet inzichtelijk is wat de prijsbepalende factoren zijn voor het aanhouden van een (deels) analoog archief; Met een markt waarin de waarde van – goed doorzoekbare en/of analyseerbare – digitale data toeneemt is het tijd om de minder zichtbare kosten van archiefbeheer helder te krijgen, alsook de mogelijke voordelen van digitalisering op een rijtje te zetten. 


Data het product van de toekomst!

Ruimtegebrek en juridische bewaarplichten vormden jarenlang de belangrijkste motivaties om te digitaliseren. Inmiddels wijst een kostprijsberekening - waarin o.a. capaciteitsverlies door zoeken en inefficiënt ruimte- en datagebruik worden meegenomen - meer bepalend. Digitalisering biedt ook nieuwe business opportunities. Dus wat bepaalt nu precies de prijs voor het digitaliseren van een archief? 


De beste prijs voor archief digitaliseren (scannen incl. data optimalisatie)

De prijs voor het digitaliseren van een archief is allereerst afhankelijk van de hoeveelheid te scannen materiaal (aantal m1). De diversiteit van origineel archiefmateriaal vormt een tweede factor; Met name grote formaten en waardevol en/of kwetsbaar materiaal vragen om handwerk, zorgvuldigheid en/of veiligheidsaspecten die voorafgaand aan een digitaliseringproject moeten worden begroot. Digitaliseringspecialist 2dA ziet in de doelstellingen van de opdrachtgever echter de belangrijkste insteek voor het vaststellen van de correcte prijs; De benodigde kwaliteit na digitaliseren, de mate en aard van toekomstig datagebruik zijn de belangrijkste uitgangspunten om tot een gericht projectplan te komen; 2dA biedt vervolgens drie kwaliteitsniveaus. Zo krijgt u altijd de beste prijs! 


Level 1  •  2dA – SCANNEN | Standaard

  • Procesplan
  • Outtake (aanlevering origineel archiefmateriaal van opdrachtgever)
  • Intake (ontvangst origineel archiefmateriaal door 2dA)
  • Registratie (binnenkomend materiaal)
  • Rapportage (terugkoppeling vergelijk geregistreerde materialen en door opdrachtgever aangeleverde overzichten op dossierniveau)
  • Kwaliteitscontrole - Standaard
    gescande data wordt op documentniveau gecontroleerd op o.a.: beeldkwaliteit, leesbaarheid en volledigheid
>  Max. toegestane foutpercentage: 2,5 %

>  OCR-kwaliteit: Standaard

> Toepassing 2dA Control® en 2dA Track&Trace System®

  • Beveiligde uitlevering digitale data (standaard op hoogste niveau):PDF-A*


  Level 2    2dA - SCANNEN | Substitutienorm

  • Procesplan

  • Outtake (aanlevering origineel archiefmateriaal van opdrachtgever)

  • Intake (ontvangst origineel archiefmateriaal door 2dA)

  • Registratie (binnenkomend materiaal)

  • Rapportage en verslaglegging

    terugkoppeling vergelijk geregistreerde materialen en door opdrachtgever aangeleverde overzichten op dossierniveau t.b.v. Aanvraag voor Vernietiging, conform de Substitutienorm

  • Kwaliteitscontrole – Substitutieniveau

  • voor documentconversies waarbij oorspronkelijk archiefmateriaal in aanmerking moet kunnen komen voor vernietiging (na digitalisering)

>  Max. toegestane foutpercentage: 0,5%

>  OCR-kwaliteit: Hoogste niveau

>   Toepassing 2dA Control® en 2dA Track&Trace System®

>  Bewaarplicht: oorspronkelijk archiefmateriaal kan in aanmerking komen voor vernietiging (na digitalisering)

  • Beveiligde uitlevering digitale data (standaard op hoogste niveau):PDF-A*

 
 Level 3  •   2dA – SCANNEN | Optimum
  • Procesplan
  • Outtake (aanlevering origineel archiefmateriaal van opdrachtgever)
  • Intake (ontvangst origineel archiefmateriaal door 2dA)
  • Registratie (binnenkomend materiaal)
  • Rapportage (terugkoppeling vergelijk geregistreerde materialen en door opdrachtgever aangeleverde overzichten op dossierniveau en conform de 2dA)
  • Kwaliteitscontrole: meetbaar conform 2dA-Norm of Substitutienorm op dossier of documentniveau**, overal en te allen tijde – geautoriseerd - controleerbaar door opdrachtgever, vanaf moment van aanlevering origineel materiaal
  • Beveiligde uitlevering digitale data (standaard op hoogste niveau): PDF-A*
  • Dataoptimalisatie**, optioneel:

-       Maximalisatie OCR-kwaliteit

-       Comprimering (van originele bestanden voor extreem snelle raadpleging van digitale dossiers)

-       Volledig geautomatiseerde - inhoudelijke - controle digitale dossiers

-       Metadatering
>  Max. toegestane foutpercentage: 0.5%**

>  OCR-kwaliteit: PDF/A-1b of elke ander gangbaar bestandstype**

>  Toepassing 2dA Control® en 2dA Track&Trace System®

>  Bewaarplicht: oorspronkelijk archiefmateriaal kan in aanmerking komen voor vernietiging (na digitalisering) 


*   PDF-A is door de Koninklijke Bibliotheek en het Nationaal Archief aangeduid als de aanvaardbare norm tot vervanging van origineel materiaal.

** Opdrachtafhankelijk.


Nb.

2dA levert uw digitale data standaard op het allerhoogste kwaliteitsnorm uit (en daarmee voor dezelfde prijs)2dA levert uw digitale data standaard (tenzij anders door opdrachtgever gewenst) full colour retour. Ook hiermee krijgt u meer tegen dezelfde prijs.

referenties

  • Universitair Medisch Centrum Radboud (logo)
  • Korps landelijke politiediensten (logo)
  • Woningcorporatie Talis (logo)
  • Schiphol Real Estate (logo)
  • Stadsarchief Amsterdam (logo)
  • Triodos Bank (logo)
  • Luchtvaartmaatschappij Transavia.com (logo)
  • Monuta uitvaartverzorger en verzekeraar (logo)
  • SURFnet (logo)
  • Havenziekenhuis (logo)
Contact